રાજ્યમાં સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરીઓ તથા નાયબ કલેક્ટર (સ્ટેમ્પ ડ્યુટી મૂલ્યાંકન) કચેરીઓમાં દસ્તાવેજો ગુમ થવાના બનાવોને ધ્યાનમાં રાખી ઈન્સ્પેક્ટર જનરલ ઑફ રજીસ્ટ્રેશન અને સુપરિન્ટેન્ડન્ટ ઑફ સ્ટેમ્પ્સ દ્વારા નવી માર્ગદર્શિકા જાહેર કરવામાં આવી છે.
પરિપત્રમાં જણાવ્યા મુજબ, જો કોઈ દસ્તાવેજ ગુમ થાય તો અરજદારને સંબંધિત દસ્તાવેજની નકલ, ઓળખ પુરાવા અને શપથનામું સાથે રજુ કરવાનું રહેશે. ત્યારબાદ સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરી અથવા નાયબ કલેક્ટર કચેરી તેમના રેકોર્ડ પરથી દસ્તાવેજની સત્યતા ચકાસશે.
જો દસ્તાવેજ સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરીમાંથી ગુમ થયેલ હોય, તો તેની વિગતવાર ચકાસણી બાદ સંબંધિત ઝોનના અધિક નોધણી સરનિરીક્ષકને અહેવાલ મોકલાશે. ત્યારબાદ જરૂર જણાશે તો પોલીસમાં ફરિયાદ (FIR) નોંધાવવા માટે ભલામણ કરવામાં આવશે.
તે જ રીતે જો દસ્તાવેજ નાયબ કલેક્ટર (સ્ટેમ્પ ડ્યુટી) કચેરીમાંથી ગુમ થયેલ હોય તો પણ સમાન પ્રક્રિયા અનુસરાશે અને અરજદારને પ્રમાણપત્ર (માણપત્ર) આપવામાં આવશે, જે ગુમ થયેલ દસ્તાવેજના પુરાવા તરીકે માન્ય રહેશે.
નવા પરિપત્ર અનુસાર, દસ્તાવેજ ગુમ થવા અંગેના નિર્ણય માટે વહીવટી કચેરીમાં બે અલગ અલગ સમિતિઓની રચના પણ કરવામાં આવી છે – એક કાનૂની શાખા માટે અને બીજી વહીવટી શાખા માટે.
આ માર્ગદર્શિકા 18 ઑગસ્ટ, 2025 થી અમલમાં આવશે.